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就職活動で失敗しない「電話のマナー」

就職活動中、問い合わせや緊急の連絡など、企業に電話をかける機会があります。また、選考に関する連絡などで、企業から電話がかかってくる場合もあります。電話のマナーを知り、どんな場面でも慌てず対応できるようにしておきましょう。

電話をかける前に準備しておくもの

電話をかける際には、以下の内容をあらかじめ準備・確認しておくと慌てなくて済みます。事前にチェックしておきましょう。

電話をかける前に準備しておくもの

①担当者名、用件を確認する

必ず採用担当者の部署と氏名を確認し、電話をかける用件をまとめ、メモしておきましょう。

②メモ・手帳を用意しておく

電話の内容を後で確認できるよう、メモを取るようにしましょう。手帳を準備すれば、スケジュールを確認しながら話ができるので便利です。

電話をかける時間帯にも配慮が必要

緊急の場合を除いて下記の時間は避けるようにしましょう。

<避けたほうがよい時間帯>
●始業直後(~10:00ぐらいまで)
●終業1時間前からそれ以降
●月曜日の午前中(=週明け)
●金曜日の夕方以降(=週末)
●昼休みの時間帯(11:30~13:30ぐらいの間)

電話をかける場所も注意しよう

携帯電話で電話をかける際は、場所にも注意しましょう。電波状況が良く、電話の声が聞き取りやすい静かな場所で電話をするようにしましょう。

電話をかける時の流れ

ここからは電話応対の手順を紹介します。言葉遣いに気をつけ、ハキハキと話すように心掛けましょう。

●手順1:まずは名乗る
電話をかけ、相手が出たらまずは名乗りましょう。
(例)「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部◯年生の山田と申します」

●手順2:担当者に取り次いでもらう
いきなり担当者に出てもらえるとは限りませんので、担当者への取り次ぎを依頼しましょう。

(例)「人事部の田中様はいらっしゃいますでしょうか」

●手順3:担当者が出たら
改めて名乗り、電話した目的を伝え、担当者の都合を聞きましょう。
(例)「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部◯年生の山田と申します。本日は選考スケジュールの件でお聞きしたいことがあり、お電話いたしました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

●手順4:用件を話す
簡潔に用件を話すように心掛けましょう。確認事項は復唱し、メモを取っておきましょう。
(例)「念のため復唱させていただきます。○月○日○時から受付開始で間違いないでしょうか」

●手順5:電話を切る
心を込めてお礼を言い、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切りましょう。
(例)「お忙しい中、ご対応いただきまして、ありがとう  ございました。失礼いたします」

電話がかかってきた時の注意点

就職活動中は、企業から電話がかかってくる機会も多くあります。下記の内容に注意しましょう。

①すぐにメモ・手帳の準備を!
大事な内容の場合が多いので、すぐにメモ・手帳の準備を。焦らずに落ち着いて対応することが大切です。

②電話に出にくい状況であれば、かけ直す旨を伝えよう
移動中や騒がしい場所にいる場合などは、理由とともに「大変申し訳ございませんが、改めてこちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と担当者に伝え、電話を切りましょう。

電話ができる状態になったところで、改めてかけ直すようにしましょう。かけ直す際には「先ほどは失礼いたしました」などとひと言お詫びの気持ちを伝えてから、用件を尋ねましょう。

③着信履歴が残っていた場合はすぐにかけ直そう
企業からの電話に気づかなかった場合は、できるだけ早くかけ直すことが大切。もし留守番電話に「またかけ直します」と入っていたとしても、必ず自分からかけ直しましょう。

その際は「着信が残っていたのですが・・・」などと名乗らずに話し始めるのではなく、

「お忙しいところ恐れ入ります。私は◯◯大学◯◯学部◯年生の山田と申します。本日、人事部の田中様からお電話をいただいておりましたが、出ることができませんでしたので折り返しお電話いたしました」と伝え、

担当者に取り次いでもらいましょう。

相手に表情が見えないからこそ、話し方で与える印象が大きく変わる!

電話でのやり取りではお互いの表情が見えないため、話し方によって大きく印象が変わってしまいます。担当者が聞き取りやすいよう、はっきりと大きな声で礼儀正しく話をするとよいでしょう。また、電話をかける時もかかってきた時も、慌てず丁寧に応対できるよう日ごろから心がけておくのがオススメです。

友だち同士で練習したり、先輩や目上の方との電話で意識的に丁寧に会話をしたりしてておきましょう。