大学4年生の就活応援サイト

会員登録 (無料)

就職活動で失敗しない「メールのマナー 」

就職活動の際に、メールは絶対に欠かせないマストアイテムです。気軽に使えるメールにも、社会人としてのマナーがあるので、ぜひマスターしておきましょう。企業の担当者に、「おっ、この学生さんはわかっているな」と思ってもらえるテクニックをご紹介します!

就職活動で必要なのは「社会人としてのメール」

就職活動では、メールを使用する機会が多くあります。普段からよく使う連絡手段ですが、企業や社会人の方にメールを送る際は、マナーを守ることが必要です。

自分では大丈夫だと思っている表現でも、社会人のメールとしてはマナー違反をしているかもしれません。社会に出てからも役立つメールのマナーをしっかり覚えましょう。

●企業にメールを送るケース
・入社案内などの資料請求をする時
・説明会予約をする時
・企業に質問をする時
・お礼(資料が届いた際のお礼、面接後のお礼 など)
・メールに対する返信(自分1人に送られたメールの際は 必須!)

就職活動で必要なのは「社会人としてのメール」

メールを送る際の注意点

メールを送る際には、下記の内容に注意しましょう。

使用禁止文字の使用、
HTML形式での作成は避けよう

使用禁止文字とは、半角カナや機種依存文字(①や㈱など)のこと。またHTML形式とは、本文の文字を色付けしたり、文字サイズを変更したりできる作成形式のことです。

いずれも受信者側のパソコンで正しく表示されないことがありますので、使用しないようにしましょう。

添付ファイルは容量に注意しよう

添付ファイルをつける場合は、データの容量にも注意しましょう。容量によっては相手に届かない場合があるので、大容量のデータを送信する場合は、受信可能か事前に担当者に確認しましょう。

深夜のメール送信や、
携帯電話のメール使用は避けよう

深夜のメール送信は不規則な生活をしていると思われる場合があります。

また携帯電話からのメールは、企業への印象もあまり良いとは言えず、さらには文字数制限があり、企業からの返信を受信しきれない場合があるので、なるべくパソコンからメールを送信しましょう。

返信メールを作成する際は、
相手からの文章を残す

メールの返信機能を利用する場合、「相手からの文章」も返信メールの本文欄に残ります。返信メールを書く際は、この「相手からの文章」を下に残したまま、自分の文章を書くようにしましょう。

そうすることで、担当者が何のメールに対する返信かをすぐに確認することができます。

メールの書き方例

ここでは、メールの文例を紹介します。あくまでも一例ですので、目的や状況に合わせて内容を考えましょう。

◆件名
ひと目で用件が分かるように書くことを心掛けましょう。返信の場合は下記の例のように、返信であることがひと目で分かるようにしましょう。
<返信の場合の件名例>
「Re:面接試験日程のご連絡」
「(返信)面接試験日程のご連絡について」
「面接試験日程のご連絡について(返信)」

◆宛名
企業名や部署名、役職名、担当者名を省略せずに記載しましょう。

◆自己紹介
「誰からのメールなのか」を伝えるため、まず最初に大学名、氏名などを記載しましょう。

◆本文
1文が長くなるのであれば、適当な箇所で改行を入れましょう。段落を変える際には1行空きを入れます。見やすさを考えながら、要点を簡潔に伝えることが大切です。

◆挨拶
本文の後には挨拶を書きましょう。

◆署名
メールの最後に入れます。氏名、大学名、住所、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。

例文(面接後のお礼)

件名:面接選考のお礼(○○大学○○学部 山田太郎)

△△株式会社
人事部 人事採用課 採用ご担当
田中 花子様

お忙しいところ、メールにて失礼いたします。
私は○○大学○○学部○○学科の
山田太郎と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして、
誠にありがとうございました。

面接では、会社案内やホームページなどで
知ることができない情報をたくさん教えていただき、
大変勉強になりました。

中でも「新プロジェクトに取り組む際は、
全社員が意見を出し合う」というお話に大変興味を持ち、
貴社へ入社したい気持ちが強まりました。

取り急ぎ、面接の機会を頂戴したことの
お礼とさせていただきます。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科◯年生
山田 太郎
〒123-0123
○○県○○市○○町○○ハイム123号室
TEL:090-XXXX-XXXX
E-mail:○○○○@○○.ac.jp

例文(企業からのメールに対する返信)

件名:Re:面接試験日程のご連絡

△△株式会社
人事部 人事採用課 採用ご担当 
田中 花子様

お忙しいところ、メールにて失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科の
山田太郎でございます。

本日は、次回の面接日程を
ご連絡いただきまして、
誠にありがとうございました。

ご連絡いただきました通り、
○月○日(○)の14時30分に
貴社に伺わせていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科◯年生
山田 太郎
〒123-0123
○○県○○市○○町○○ハイム123号室
TEL:090-XXXX-XXXX
E-mail:○○○○@○○.ac.jp

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

相手からの文章を残しておく

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

メールの特性を活かそう!

メールは手紙と違ってすぐに相手に届くため、素早い対応に適したツールです。また電話と違い、相手が都合の良い時間に確認できるため、あまり時間を意識せず送信することができます。メールの特性を活かし、状況に応じた活用を心掛けましょう。